Если вам надоело каждый раз перепечатывать одну и ту же информацию, создавая подписи к вашим электронным письмам, то поздравляем. В очередной раз выражение «лень - двигатель прогресса» обрело свое подтверждение. Ручное создание подписи к каждому электронному письму, действительно лишняя работа. Все современные почтовые клиенты (программы для приемки и отправки почты) позволяют это делать автоматически. Нужно только настроить свою подпись.
Не стал исключением в этом плане и Micrisoft Outlook. В нем также как и в остальных почтовых клиентах можно создать подпись, которая будет автоматически присоединяться к каждому создаваемому электронному сообщению.
Как в Outlook сделать подпись к электронным письмам?
Ответ на данный вопрос будет зависеть от такого, какой версией пакета офисных программ от Micrisoft вы пользуетесь. В данной статье будет рассказано о создании подписи в Microsoft Office 2003 и 2007.
Создание подписи в Outlook из пакета офисных программ Microsoft Office 2003.
- Запустите Outlook. В главном меню вверху нажмите на «Сервис» и в открывшемся меню выберите пункт «Параметры».
- В открывшемся окне перейдите на вкладку «Сообщение» и внизу данного окна в поле «Выбор подписей для учетной записи:» укажите в выпадающем списке учетную запись, для которой будет создаваться подпись. Нажмите кнопку «Подписи...».
- Появится окно создания подписи. Нажмите в нем кнопку «Создать...».
- Запустится окно «Создание новой подписи». В данном окне введите название для будущей подписи и нажмите кнопку «Далее».
- В следующем окне введите текст подписи, которая будет прикрепляться к каждому создаваемому электронному письму. В процессе создания подписи можно использовать предложенные программой возможности для форматирования и визуального оформления текста: изменять шрифт, цвет, размер вводимых символов, а также выбирать тип выравнивания.
- Сохраните созданную подпись нажатием кнопки «Ок» в двух последних открытых окнах и нажмите «Применить» и «Ок» в последнем открытом окне.
- Запустите создание нового письма и проверьте, что созданная подпись прикрепилась к нему.
Создание подписи в Outlook из пакета офисных программ Microsoft Office 2007.
В пакете офисных программ Microsoft Office 2007 с новым новым интерфейсом Fluent создание подписи происходит еще удобнее.
- Запустите Outlook и под главной строкой меню нажмите кнопку «Создать» для запуска редактора нового электронного сообщения. То же самое можно выполнить простым нажатием клавиш Ctrl и N на клавиатуре. Разверните окно редактора на весь экран.
- Нажмите кнопку «Подпись» в окне редактора и в появившемся под ней меню выберите пункт «Подписи...».
- Откроется окно для создания подписей, в котором нажмите кнопку «Создать».
- Введите имя будущей подписи и нажмите кнопку «Ок».
- В поле «Изменить подпись» введите текст подписи. Используйте предложенные программой возможности для форматирования и визуального оформления создаваемой подписи. Outlook 2007 предлагает для этого более широкие возможности. В отличие от Outlook 2003 в нем к подписи можно добавлять изображения и гиперссылки.
- Нажмите кнопку «Ок» для сохранения изменений.
- Запустите создание нового электронного сообщения и проверьте, чтобы созданная в предыдущих пунктах подпись автоматически прикрепилась к нему.
Очень часто, особенно в корпоративных переписках, при оформлении письма требуется указывать подпись, в которой, как правило содержится информация о должности и имени отправителя и его контактных данных. И если писем приходится отправлять очень много, то каждый раз писать одну и туже информацию достаточно тяжело.
К счастью, в почтовом клиенте есть возможность автоматического добавления подписи к письму. И если вы не знаете, как в аутлуке сделать подпись, то в этом вам поможет данная инструкция.
Рассмотрим настройку подписи на двух версиях Outlook – 2003 и 2010.
Первый делом запускаем почтовый клиент и в главном меню переходим в раздел «Сервис», где выбираем пункт «Параметры».
В окне параметров переходим на вкладку «Сообщение» и, в нижней части этого окна, в поле «Выбор подписей для учетной записи:» выбираем нужную учетную запись из списка. Теперь нажимаем кнопку «Подписи…»
Теперь перед нами открылось окно создания подписи, где мы нажимаем кнопку «Создать…».
Здесь необходимо задать имя нашей подписи и затем нажать кнопку «Далее».
Теперь новая подпись появилась в списке. Для быстрого создания можно ввести текст подписи в нижней поле. Если же требуется особым образом оформить текст, то следует нажать «Изменить».
Как только вы текст подписи будет введен, все изменения нужно сохранить. Для этого нажимаем кнопки «ОК» и «Применить» в открытых окнах.
Создание электронной подписи в MS Outlook 2010
Теперь давайте посмотрим, как сделать подпись в электронной почте Outlook 2010
По сравнению с Outlook 2003, процесс создания подписи в версии 2010 немного упрощен и начинается он с создания нового письма.
Итак, запускаем Outlook 2010 и создаем новое письмо. Для удобства развернем окно редактора на весь экран.
Теперь, нажимаем кнопку «Подпись» и в появившемся меню выбираем пункт «Подписи…».
В этом окне нажимаем «Создать», вводим имя новой подписи и подтверждаем создание нажатием кнопки «Ок»
Теперь мы переходим в окно редактирования текста подписи. Здесь можно как ввести необходимый текст, так и отформатировать его по своему вкусу. В отличии от предыдущих версий, в Outlook 2010 имеется более расширенный функционал.
Как только текст введен и отформатирован, нажимаем «Ок» и теперь, в каждом новом письме будет присутствовать наша подпись.
Итак, мы рассмотрели с вами как добавить подпись в Outlook. Результатом проделанной работы будет автоматическое добавление подписи в конец письма. Таким образом, пользователю уже не потребуется каждый раз вводить один и тот же текст подписи.
Если вы тот человек, который каждый день отправляет кучу писем по электронной почте, то скорее всего вам надоело указывать свои контактные данные в конце письма. Это легко исправить, установив приложение Outlook (если его нет в пакете офисных приложений). Затем просто редактируем подпись, после чего к концу письма этот документ прикрепляется автоматически.
На создание подписи у вас уйдет гораздо меньше времени. Так как на печатание контактов в конце письма занимает достаточное время и постепенно начинает надоедать.
Рассмотрим основные функции приложения и секреты к различным версиям Microsoft Outlook.
Данная программа может выполнять следующие:
- создавать личные списки адресов;
- производить массовую рассылку сообщений;
- поддержка баз данных (заметки, адреса, телефоны);
- планировать график дел;
- хранить и вести списки контактов;
- управлять электронной почтой.
Состоит из таких компонентов, как календарь, контакты, заметки, дневник задачи, сводки, .
Настраиваем Outlook 2007
- Запускаем программу и в верхнем меню выбираем раздел «Сервис». В самом конце списка находим «Параметры».
- Теперь выбираем пункт посередине «Сообщение». И справа ищем кнопку «Подписи».
- Кликаем «Создать» и вводим необходимый текст, придаем нужный вид (можно менять шрифт, цвет).
- Для автоматического добавления ко всем сообщениям справа укажите свой адрес и настройте параметры вставки. Отметьте созданную подпись в пункте «Новое сообщение».
- Сохраняем изменения, нажав кнопку «ОК».
- Возвращаемся в главный интерфейс электронной почты. Щелкаем по иконке «Создать сообщение».
- В открытом окне мы увидим новое сообщение с созданной подписью.
На заметку! Для вставки подписи вручную не выставляйте в окне «новое сообщение», созданную подпись. При создании нового сообщения достаточно кликнуть по иконке «Подпись» и выбрать созданную подпись.
Подпись в Outlook 2010
- Запускаем приложение через «Пуск» или кликнув по ярлыку на рабочем столе.
- В самом верху щелкаем по первому пункту «Файл», в нем спускаемся в «Параметры».
- Затем слева ищем «Почта» и внутри данной вкладки кнопка «Подписи».
- Теперь проделываем такие же действия, как и для версии 2007 года.
Outlook 2013 — создаем личную подпись
- Запускаем Microsoft Outlook.
- Открываем раздел «Файл» (в верхнем меню) и снова спускаемся в «Параметры».
- Снова открываем «Почта» и кликаем по кнопке «Подписи».
- Далее снова смотрим последний пункт из версии 2007. К тому же есть возможность добавления гиперссылок (например, на ваш личный блог или сайт компании), а так же визитных карточек.
Видео — Как добавить подпись в Outlook 2013
Версия Outlook 2016 года
На заметку! Если вы не хотите устанавливать автоматическое прикрепление к новым сообщениям, то не заполняйте свою учетную запись. Просто будете устанавливать вручную, нажав на кнопку «Подпись» в новом сообщении.
Добавление картинки в подпись
В личную подпись можно вставить не только картинку, но и визитную карточку или гиперссылку.
Чтобы установить картинку, нужно:
Видео — Как вставить подпись с картинкой и ссылкой на сайт Outlook 2016
Проблемы с кнопкой «Подпись»
Бывают ситуации, когда кнопка не хочет работать. Решить данную проблему можно, переустановив пакет Microsoft Office. Но если таким путем решить проблему не удалось, то заходим в «Редактор реестра»:
- Используем комбинацию «Win»+»R» и вводим в строку значение — «regedit».
- Можно облегчить себе задачу, нажав комбинацию «Ctrl»+»F» и вбиваем в поиск — «LocalServer32».
- Если не получается, то переходим вручную: раскрываем «HKEY_LOCAL_MACHINE».
- Далее двигаемся к «SOFTWARE», затем «Classes».
- Если у вас система x32, то нужно раскрыть «Wow6432Node», а потом двигаться к «CLSID» (в x64 сразу к этой).
- Затем в разделе «0006F03A-0000–0000-C000–000000000046» находим нужную нам папку.
- В данной папке должно находится 2 элемента, открываем их по очереди и каждое значение устанавливаем — «C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14Outlook.exe». Сохраняем кнопкой «ОК».
Немного о дополнительных возможностях Outlook
Читайте подробную инструкцию, как включить автоответ, в нашей новой статье —
Некоторые функции называют «дополнительными» просто из-за того, что они используются реже других. Мы сейчас рассмотрим некоторые из них:
- с помощью этой программы можно настраивать работу всего предприятия для доступа к общим ресурсам;
- через свою учетную запись вы можете получать и отправлять факсы;
- это приложение можно использовать как поисковую систему, причем не только его элементов, но и любые файлы в системе устройства;
- возможность архивирования, а также сохранения в каком-либо формате;
- наконец, существует возможность использования других программ Mocrosoft Office вместе в Outlook.
Видео — Как сделать подпись в Outlook 2016
Программа Microsoft Outlook является почтовым клиентом, который помимо работы с электронной почтой, также предоставляет клиенту широкий спектр дополнительных функций.
Благодаря этому мессенджеру у пользователя всегда будет доступ к , планировщику и массе других удобных разработок.
Cодержание:
Что касается электронной переписки, то и здесь имеет свои особенности, как, например, наличие электронной подписи, которая иногда может быть очень полезной.
Подпись, как правило, содержит полное имя отправителя, его должность и компанию, в которой он работает.
Таким образом, она удостоверяет его личность, что исключает возможность общения с различными мошенниками. Кроме этого, она может содержать в себе:
Посредствам программы единожды созданную подпись можно автоматически прикреплять ко всем исходящим письмам, но в какой-то момент может возникнуть потребность изменить ее.
Как правильно это сделать, мы расскажем в инструкции ниже.
Настройка существующих подписей в Outlook
Чтобы отредактировать одну или несколько подписей, необходимо перейти к следующим действиям:
1 зайдя в Outlook, выбрать вкладку «Файл» ;
2 в ней отыскать «Параметры» и перейти в них;
4 в нем мы находим кнопку «Подписи» и, кликнув по ней, переходим в режим создания и редактирования подписей.
В окне «Выберите подпись для изменения» указаны все существующие ранее созданные подписи, которые можно переименовывать или же удалять.
По средствам этого же окна создаются новые подписи.
Чтобы перейти к настройкам, следует кликнуть по нужной записи и тогда высветятся все данные, известные о ней. В нижнем окне отобразится поле для редактирования. В нем вы можете что-то подкорректировать или полностью переписать информацию заново в зависимости от своих потребностей.
Кроме этого, в той же панельке размещены дополнительные возможности, такие как размещение , и интернет ссылки, на сайт вашей компании или предприятия, к примеру.
Заключительный раздел содержит в себе настройки по умолчанию. Если у вас несколько подписей, обозначьте ту, которой пользуетесь чаще всего и она будет крепиться автоматически.
В этом разделе также можно выбрать отдельно подписи для новых писем и для ответов на чьи-то запросы.
После того, как все желаемые вами манипуляции для корректировки подписи будут совершенны, сохраняем результат и покидаем раздел, нажав кнопку «Ок» .
Кроме стандартного способа изменения подписи, где все пошагово и просто, есть еще и иной способ ее настройки – ручной. Для его осуществления пользователю необходимо при создании нового письма найти на верхней панели инструментов иконку, обозначающую подпись, кликнуть на нее и выбрать подходящий вариант.
Рис. 9 – Ручная настройка подписи
Итог
Процедура редактирования подписи выглядит примерно одинаково как в 2013 года, так и 2016 года выпуска, поэтому если следовать инструкции, что приведена выше, трудностей возникнуть у вас не должно.
Если же вы изначально не располагаете созданной подписью, то тем же описанным путем можно зайти в раздел «Подписи» и вместо редактирования выбрать кнопку «Создать» .
Заполните все поля, что уже были упомянуты, лишь дописав и адрес электронной почты и вы получите готовую подпись. Главное, не забудьте ее после этого сохранить.
Как видите, процедура простая и не требует от вас слишком больших временных затрат.
Электронная почта - сервис, без которого сегодня невозможно обойтись. Он используется, когда возникает необходимость зарегистрироваться в новой программе, на нужном сайте, передать информацию. Чаще всего именно почта Outlook используется для работы. И так как в этой сфере человек стремится отправлять информацию оперативно, то определённые настройки письма смогут в этом помочь. Речь идёт об инструменте под названием «Подпись».
Как сделать подпись в Outlook
Создание автоматической подписи поможет сократить время, которое вы тратите на отправку письма. Согласитесь, не очень удобно вводить каждый раз в конце письма своё имя, должность, мобильный и рабочий телефон, название организации и подразделение, где работаете.
Готовая подпись поможет сократить время работы с электронным письмом
Ведь на это уйдёт много времени. Но разработчики давно предусмотрели для пользователей возможность изменить программу под себя. Рассмотрим настройки автоматической подписи в разных версиях (Outlook 2007, 2010, 2013, 2016).
Настройка подписи в Outlook 2007
Настройка подписи в Outlook 2010
Настройка подписи в Outlook 2013
Настройка подписи в Outlook 2016
Видео: оформление подписи в Outlook
Как вставить картинку в подпись
Добавление картинки в подпись делается при заполнении данных путём нажатия определённой иконки и выбора изображения с компьютера.
Видео: подпись с картинкой и ссылкой на сайт в Outlook 2016
Если не работает кнопка «Подпись»
Если кнопка настройки подписи не срабатывает, самым простым решением будет переустановка пакета Microsoft Office. Обычно проблема после этого устраняется. Если же проблема осталась, есть вариант изменить настройки реестра:
Как сделать электронную подпись в Outlook
Цифровая подпись, добавленная к сообщению электронной почты, обеспечивает ещё один уровень защиты, гарантируя получателю, что именно вы, а не злоумышленник, подписали содержимое.
Чтобы настроить Microsoft Outlook для подписания сообщений электронной подписью, необходимо произвести следующие действия:
Помните, что для возможности настроить электронную подпись понадобится «Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи». Для получения такового необходимо лично посетить аккредитованный удостоверяющий центр с паспортом и оплатить услугу. Вам выдадут сертифицированную флешку с вашей подписью.
Для того, чтобы подписать письмо в окне создания нового сообщения электронной почты перейдите на вкладку «Параметры» и нажмите кнопку «Подписать». Далее отправляйте письмо обычным способом. Оно будет отправлено адресату.
Добавление цифровой подписи к вашему письму поможет другим пользователям убедиться, что именно вы являетесь адресатом сообщения
Настройка автоматической подписи в программе Outlook поможет вам отправлять письма быстро и удобно. Для безопасной отправки сообщений используйте шифрование с помощью цифровой подписи.
